Mailchimp, nástroj pro rozesílání hromadných e-mailů a newsletterů, vzal obecné nařízení GDPR více než poctivě. Nabízí několik funkcí, které vám po jejich nastavení ošetří získávání informovaných souhlasů k odběru newsletteru a to i zpětně u kontaktů, které už v databázi máte.
Jelikož je Mailchimp v angličtině, připravila jsem pro vás návod, jak si ho aktualizovat v souladu s GDPR. Kdo si chce projít celý Mailchimp arzenál k GDPR, tady je odkaz na veškeré informace (v angličtině).
Na webu, možná i na Facebooku máte okýnko, přes které se kdokoliv může přihlásit pro odběr novinek. Je potřeba ho upravit, aby po zadání e-mailu dostal zájemce o newsletter do svého e-mailu potvrzovací čudlík/kód, po jehož odkliknutí potvrdí svůj souhlas se získáváním newsletteru. Tomuto procesu se říká double-opt in. Dodávám, že tato forma odběru newsletteru je nejideálnější. Čtenář sám aktivně projevuje zájem tak, že se aktivně přihlašuje. Pokud tedy toto okno na webu ještě nemáte, měli byste si ho vytvořit. Tady je návod přímo od Mailchimp.
2. Všechny vaše stávající kontakty byste měli oslovit a zeptat se jich, zda jim newsletter můžete nadále zasílat. To znamená, získat od nich informovaný souhlas.
K tomu potřebujete vytvořit kontakt list (Lists) adres, od kterých potřebujete informovaný souhlas. List nastavit v souladu s GDPR (zapnout všechny GDPR funkce) a správně přeložit jednotlivé formuláře. Ten nejdůležitější je Update profile form / Úprava osobních údajů. Na ten se uživatel doklikne a zde potvrdí svůj souhlas.
Obě opatření stojí na nastavení kontakt listu (Lists) a nastavení formulářů, které budou v souladu s GDPR (Signup Forms). Nejdříve tedy vše správně nastavte.
2. Zatrhněte všechny kontakty listy a uložte (Save).
3. Vraťte se zpátky k jednotlivým Lists a u každého zvlášť ještě nastavte možnost double opt-in. Klikněte na rozbalovací roletu vpravo a vyberte Settings.
4. Klikněte na Lists name & Defaults.
5. Zatrhněte všechna pole ve Form Settings a dole uložte.
Teď už jste si nachystali všechny formuláře, které doprovází odběr newsletteru. Na řadě je jejich překlad. Ten je vlastně nejdůležitější. Texty a jejich logická návaznost vedou odběratele newsletteru k sérii kroků, které musí udělat, aby nejenže vám dal informovaný souhlas, ale také aby pochopil, jak ho dává a k čemu.
Je potřeba upravit, respektive přeložit GDPR pole v přihlašovacích formulářích. Pozor, u každého kontakt listu (Lists) to musíte udělat znovu. Postupně si tedy otevřete všechny kontakt listy (Lists), které máte vytvořené a formuláře (Signup Forms) v nich upravte. Právě zde často dochází k chybám, protože to musíme několikrát dělat ručně, snadno zapomeneme na některý překlad. Postupujte tedy pomalu a systematicky.
3. Klikněte na Select vedle Form builder.
4. Postupně vyberte všechny položky v roletce a překládejte je. Hlavní je hned první Signup Form. Otevřete ji a skrolujte nakonec až do míst, kde je část Marketing Permission. Tu přeložte tak, aby informovala o poskytnutí souhlasu.
5. Editujte všechny texty, zejména tu část o GDPR. Vždy najeďte myší na konkrétní část formuláře a klikněte na ni, vpravo se objeví pole pro editaci. Jste stále v položce Build it.
6. Otevřete si v menu možnost Translate it a jeďte po jednotlivých položkách a dejte jim správný překlad. Nakonec uložte (Save Translation Settings).
7. V sekci Design it si můžete pohrát s barvama, typem písma i barvou čudlíků.
8. Finální formulář pak může vypadat třeba takto. Inspirujte se i překlady a texty.
9. Následně otevírejte všechny typy formulářů a e-mailů s odpověďmi a dejte jim ten správný překlad. Můžete se inspirovat mými překlady, níže uvádím pár příkladů. Nezapomeňte, každý musíte upravit v částech Build it, Design it a Translate it, to znamená nastavit obsah, vzhled i překlady.
Signup form with alerts / Přihlašovací formulář s upozorněním na případné chyby při vyplňování
Signup Thank you page / Děkovný e-mail za přihlášení
Opt-in confirmation email / Opt-in potvrzovací e-mail
reCAPTCHA confirmation / Potvrzení, že jste člověk
Confirmation Thank you page / Finální poděkování za přihlášení
Final welcome email / Finální uvítací e-mail
Unsubscribe form / Odhlašovací formulář
Update profile form / Úprava osobních údajů
Tenhle je důležitý. Tento formulář potřebujete vyladit pro získání informovaného souhlasu od kontaktů, které už máte v databázi.
A takto pokračujte dále u všech možných formulářů. Vyplatí se je mít všechny správně přeložené a zkontrolované, protože během procesů přihlašování a odhlašování či úprav údajů můžou nastat různé situace. A proto je důležité, aby jim váš kontakt rozuměl, až na něj vybafnou v prohlížeči nebo v e-mailu.
Jistě máte databázi kontaktů, kterou jste si poskládali z vizitek, z e-mailů, z přihlášek a dalších zdrojů. Pravděpodobně vám tyto kontakty nikdy nedaly informovaný souhlas o tom, že jim můžete posílat na e-mail novinky z vaší organizace (newsletter). Potřebujete je tedy znovu oslovit a tento souhlas si vyžádat.
Počítejte s tím, že po této akci se vaše databáze kontaktů hodně ztenčí. Mnoho lidí e-mail s žádostí o souhlas přehlédne, rovnou smaže nebo se aktivně z databáze odhlásí. A to vůbec nevadí. Věřte mi. Vaše newslettery chcete zasílat pouze těm, kteří o ně mají aktivní zájem a kterým vaše e-maily můžou něco přinést.
Já jsem si pro tyto účely vytvořila úplně nový list, kde jsem nasypala všechny kontakty pro oslovení. Tomu předcházel pořádek v mé databázi (rozuměj v excelové tabulce). List jsem si pojmenovala Kontakty k informovanému souhlasu s newsletterem. Aby se mi nemotal s dalšími kontakt listy, které vedou třeba na lidi aktivně přihlášené přes můj web k odběru newsletteru.
2. Vytvořte novou e-mailovou kampaň (nový newsletter).
3. V části týkající se obsahu, Content, klikněte na Design Email. Otevře se vám nová stránka Select the Template. V menu vyberte Themes a v roletce pod Themes označte Subscriber Alerts. A vyberte GDPR Subscriber Alert.
4. Šablonu pro e-mail upravte tak, jak jste zvyklí. Přičemž nejdůležitější je čudlík Update Settings, který už šablona obsahuje. Ten vede do formuláře Update profile form. Jednotlivé části šablony si tedy doplňte a přeložte, jak potřebujete. Včetně návodného pojmenování čudlíku. Já jsem ho nazvala Chci zůstat v kontaktu.
5. Novou kampaň odešlete na kontakt list adres, od kterých potřebujete informovaný souhlas.
6. Abyste zjistili, kdo z kontakt listu opravdu klikl na informovaný souhlas, vyselektujte si tyto lidi z kontakt listu. Otevřete si kontakt list. Vyberte Create a Segment. Stanovte si kritéria, podle kterých se mají kontakty vyselektovat. Klikněte na Preview. A dostanete seznam lidí, kteří od vás opravdu chtějí dostávat newsletter.
Nezapomeňte. Jakýkoliv další newsletter může jít pouze na tento segment lidí. Doporučuji vám, abyste postupně smazali všechny kontakty, které vám souhlas neudělily. Mailchimp doporučuje po prvním oslovení kontaktů k informovanému souhlasu poslat po 14 dnech připomínací e-mail (kdyby někdo ten první přehlédl) a po měsíci všechny, kteří souhlas neudělili, natvrdo smazat.
U jednotlivých kontaktů pak udělený souhlas vypadá takto. Tohle je přesně to kouzlo, které potřebujete. U každého kontaktu mít uvedeno GDPR – Souhlasím 🙂
